Email Archiving e tamanho da caixa postal - Melhores Recomendações prática sob o Exchange Server da Microsoft

Fundo

Hoje as empresas, grandes e pequenas, dependem de seus sistemas de e-mail para uma maioria significativa de suas necessidades de comunicação. E-mail foi desenvolvido a partir de uma tecnologia rudimentar, inacessível usado somente pelo tech-savvy ao seu papel atual como uma ferramenta de comunicação rápida e confiável para quase todos. Ao longo do caminho, como as necessidades do usuário e armazenamento de dados evoluíram - lembre-se quando um Mb de armazenamento foi um grande negócio? - O uso de sistemas de e-mail tem aumentado bem além de seu escopo original de enviar e receber mensagens curtas. Hoje os sistemas de e-mail oferecem calendário, armazenamento colaboração em grupo, gerenciamento de tarefas, fluxo de trabalho e, sempre crescente arquivo e dados. Os usuários agora armazenar muitos anos no valor de e-mail e anexos, e consultá-los em uma base freqüente de informações históricas importantes.

Esta retenção de documentos aumentando, junto com o tamanho cada vez maior de anexos, tem causado sistemas de e-mail para aumentar drasticamente de tamanho e, portanto, exigem maior capacidade técnica e de gestão. Enquanto isso, o conteúdo próprio e-mail tem aumentado em valor - muitas vezes sendo sensível, proprietária ou mesmo de missão crítica na natureza. É essencial que os negócios de hoje protege seu investimento e-mail e sistemas associados com retenção de documentos e políticas de arquivamento. Uma política eficaz irá equilibrar as necessidades do sistema de segurança e estabilidade com as necessidades do usuário que incluem o acesso rápido.

Ao longo dos anos de trabalho com os nossos clientes, Seitel Systems desenvolveu um conjunto de melhores práticas para lidar com essas necessidades complexas. Descrito abaixo estão as nossas recomendações para a retenção e arquivamento em Servidor Microsoft Exchange.

Política de Modelos grupo

Independentemente de Arquivo Auto Outlook é usado para gerenciar caixas de correio, o Outlook Modelo de Política de Grupo deve ser usado para controlar centralmente configurações (incluindo ou não o arquivamento é permitido). Informações de configuração estão disponíveis abaixo.

Outlook 2007: Outlk12.adm Outlook 2003: Outlk11.adm

Ambientes Exchange 2000 Exchange 2000 é limitado na quantidade de armazenamento disponível para 16 GB (17 GB para curto prazo reparos). Como resultado, SSL recomenda que estas organizações a implementar políticas de gerenciamento de caixa de correio da seguinte forma:

1. Limites de tamanho de caixa de correio: para 500 MB ou menores, dependendo do tamanho global da organização. Organizações menores podem ter limites maiores de correio. Esta deve ser controlada através de quotas impostas pela caixa de correio do Exchange Server. Como os usuários de aproximar sua quota atribuída eles receberão mensagens de aviso para o efeito. Uma vez que atingir a cota que vai ser impedido de enviar e receber e-mails.

2. Outlook Arquivo Auto-mail deve ser configurado para todos os usuários para executar com as seguintes configurações:

Ligar Auto Archive: Sim

Executar AutoArquivar a cada dia: 7

Confirmar antes de executar AutoArquivar: Não

Excluir itens expirados: Não

Arquivar ou excluir itens antigos: Não

(Nota: este é um cenário relevante para as políticas de retenção de e-mail e datas de vencimento, e não a pasta Itens Excluídos)

Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas: Sim

Eliminar itens com mais de: Nunca

Permanentemente excluir itens antigos: Não

(Nota: este é um cenário relevante para as políticas de retenção de e-mail e datas de vencimento, e não a pasta Itens Excluídos)

3. Pastas de arquivo deve ser armazenado nos seguintes locais:

· Usuários do Workstation arquivo deve a um pst localizado na rede. Este corre o risco de corrupção de arquivo como MSFT recomenda contra o uso de um compartilhamento de rede de auto-mail arquivamento, mas soluções alternativas (como arquivamento localmente) implicam maior risco de perda de dados devido a issues.Search disco ou de backup do site de suporte da Microsoft para kb/297019 para encontrar o artigo de suporte.

· Usuários do laptop deve arquivar um pst localizado em seu disco rígido local. Um processo manual será obrigado a copiar esses PSTs para a rede em uma base regular (semanal mínima) para garantir que eles são apoiados. SSL recomenda a colocação de um compromisso recorrente no calendário do usuário.

· Um processo manual será exigido para todos os usuários para garantir que pst individuais não exceder 2 GB de tamanho. A frequência deste processo irá depender da taxa de envio de e-mail e de recepção, mas devem ser verificados em, pelo menos, uma vez por ano. SSL recomenda a colocação de um compromisso recorrente no calendário do usuário.

Ambientes Exchange 2003 Exchange 2003 está limitado na quantidade de armazenamento disponível para 75 GB. Este é o espaço de armazenamento provavelmente mais do que será consumido por a média de negócios pequeno, mas para as empresas que se aproximam deste limite SSL recomenda uma das seguintes soluções:

· Atualize para o Exchange Server 2007 com o seu espaço de armazenamento quase ilimitada. Esta é a provável solução para as empresas em hardware mais antigo ou simplesmente querendo tirar proveito dos recursos de 2007.

· Adicionar em uma loja de segunda caixa no Exchange Server existente e migrar caixas de correio para equilibrar a carga de armazenamento. Esta solução pressupõe espaço em disco disponível e vida útil restante do hardware do servidor.

Devido ao grande espaço de armazenamento disponível e as complexidades inerentes de arquivos de arquivo SSL não recomenda limites caixa de correio execução tamanho ou e-mail auto-arquivamento políticas exceto para portáteis (móveis) de usuários. Gerenciamento de usuários prudente de suas caixas de correio é incentivada através de exclusão de e-mails não-essenciais especialmente aqueles com anexos grandes que não precisam ser arquivados. O Outlook Modelo de Política de Grupo deve ser usado para evitar que os usuários habilitem Arquivo automática na sua caixa de correio.

Usuários móveis com grandes caixas de correio irá experimentar significativa degradação do desempenho quando operando fora da LAN escritório. Modo Cache do Exchange ou arquivos de armazenamento offline não são recomendados, pois são ambos limitado a 2 GB tamanhos de arquivos, além de seu tempo de sincronização necessário pode ser doloroso quando feito através de uma conexão WAN (banda larga ou não). Para usuários móveis SSL recomenda o seguinte:

1. Outlook deve ser configurado para usar RPC sobre HTTPS para permitir o acesso seguro ao Exchange Server sempre que o laptop é conectado à internet

2. Para manter o desempenho a um nível aceitável é recomendado que os usuários móveis precisam manter suas caixas de correio abaixo de 500 MB de tamanho. Isso pode ser gerido através de quotas impostas pela caixa de correio do Exchange Server.

3. Arquivo Auto deve estar habilitado para que os usuários móveis para correr tranquilamente a cada 7 dias e informações de arquivo para um pst localizado em seu disco rígido local. Um processo manual será obrigado a copiar esses PSTs para a rede em uma base regular (semanal mínima) para garantir que eles são apoiados. SSL recomenda a colocação de um compromisso recorrente no calendário do usuário.

4. Um processo manual será necessária para os usuários móveis para garantir que pst individuais não exceder 2 GB de tamanho. A frequência deste processo irá depender da taxa de envio de e-mail e de recepção, mas devem ser verificados em, pelo menos, uma vez por ano. SSL recomenda a colocação de um compromisso recorrente no calendário do usuário.

Ambientes do Exchange 2007 Exchange 2007 oferece armazenamento ilimitado perto limitada apenas pelo espaço disponível no disco rígido. Como resultado, o SSL não recomenda limites caixa de correio execução tamanho ou e-mail auto-arquivamento políticas exceto para portáteis (móveis) de usuários. Gerenciamento de usuários prudente de suas caixas de correio é incentivada através de exclusão de e-mails não-essenciais especialmente aqueles com anexos grandes que não precisam ser arquivados. O Outlook Modelo de Política de Grupo deve ser usado para evitar que os usuários habilitem Arquivo automática na sua caixa de correio.

Usuários móveis com grandes caixas de correio irá experimentar significativa degradação do desempenho quando operando fora da LAN escritório. Modo Cache do Exchange ou arquivos de armazenamento offline não são recomendados, pois são ambos limitado a 2 GB tamanhos de arquivos, além de seu tempo de sincronização necessário pode ser doloroso quando feito através de uma conexão WAN (banda larga ou não). Para usuários móveis SSL recomenda o seguinte:

1. Outlook deve ser configurado para usar RPC sobre HTTPS para permitir o acesso seguro ao Exchange Server sempre que o laptop é conectado à internet

2. Para manter o desempenho a um nível aceitável é recomendado que os usuários móveis precisam manter suas caixas de correio abaixo de 500 MB de tamanho. Isso pode ser gerido através de quotas impostas pela caixa de correio do Exchange Server.

3. Arquivo Auto deve estar habilitado para que os usuários móveis para correr tranquilamente a cada 7 dias e informações de arquivo para um pst localizado em seu disco rígido local. Um processo manual será obrigado a copiar esses PSTs para a rede em uma base regular (semanal mínima) para garantir que eles são apoiados. SSL recomenda a colocação de um compromisso recorrente no calendário do usuário.

4. Um processo manual será necessária para os usuários móveis para garantir que pst individuais não exceder 2 GB de tamanho. A frequência deste processo irá depender da taxa de envio de e-mail e de recepção, mas devem ser verificados em, pelo menos, uma vez por ano. SSL recomenda a colocação de um compromisso recorrente no calendário do usuário.

Links:

Informações de configuração para as definições de retenção está disponível em: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc303413.aspx (Clique em "Configurações de configurar a retenção).

O modelo do Outlook Administrativo está localizado no Office Resource Kit, que pode ser baixado em: http://technet.microsoft.com/en-us/office/desktop/default.aspx. Diferentes versões estão disponíveis através do link Home-> Versões....